El rápido ritmo de desarrollo de productos de los proveedores de ERP, obliga a las empresas a tener una cierta responsabilidad de mantenerse actualizadas para ofrecer un buen servicio a los usuarios finales. No obstante, muchos se preguntan por qué han de cambiar de sistema de inmediato si les va bien así. El motivo no es otro que tener una ventaja tecnológica sobre los competidores y estar más preparados para actualizaciones simples, al estar más cerca de las versiones recientes.
Las actualizaciones de ERP, desde el punto de vista del cliente, son costosas, consumen tiempo y causan molestias. Verdaderamente, si no se gestionan adecuadamente pueden llegar a ser un quebradero de cabeza, de ahí que haya organizaciones reticentes a actualizarse. No obstante, es responsabilidad de los clientes del ERP el estar preparados para los cambios y uno de los principales pasos es tener listo a su personal para los mismos. Trabajar en un entorno ERP en continua evolución no es fácil, pero la adaptación es más que necesaria. Conseguir un programa ERP eficaz según las necesidades de cada uno lleva tras de sí esfuerzo.
Hay muchos modelos de gestión para elegir, pero nos vamos a centrar en aquellos que tienen como fin construir un verdadero cambio organizacional, y para ello a continuación analizamos los principios que la Dirección del proyecto debe tener en cuenta para llevar a cabo este proceso.
Comunicación
Mantener una comunicación regular y abierta sobre el estado del proyecto debe ser lo primero. Todas las partes interesadas en el proyecto de cambio deben conocer el estado de los procesos. Además, los usuarios finales deberán comunicar sus necesidades directamente y recibir un feed-back adecuado a lo que piden.
Permitir que los miembros del equipo lleven los procesos
Los consultores externos pueden aportar valor de cómo implementar el nuevo ERP y mostrar nuevas características, pero los usuarios finales saben qué es lo que quieren y saben cómo mejorar sus puestos de trabajo, la mayoría de las veces, mejor que alguien de fuera de la organización. Por lo tanto, lo más apropiado es que los consultores deleguen determinadas tareas en los trabajadores de la empresa que va a abordar el cambio.
Disposición a cambiar los procesos
Sin una mentalidad de cambio, no puede haber un verdadero crecimiento en una empresa. La apertura al cambio puede ser positiva en el sentido de que lleve a la empresa a un nivel más. En definitiva, tomar riesgos puede suponer obtener una gran recompensa. Eso sí, una cantidad ingente de cambios tampoco es aconsejable.
Entrenamiento
La capacitación es vital para una implementación exitosa. Pero, sobre todo, hay que ejecutar adecuadamente esa capacitación. Hay que tener cuidado de no hacerla demasiado pronto, y que los usuarios no conserven la información, o demasiado tarde, y que haya prisas en la ejecución. Lo que hay que tener en cuenta es que los usuarios finales necesitan su proceso de aprendizaje de procesos y entender lo que pueden lograr con el sistema. Por lo que es importante invertir tiempo y dinero en la formación temprana de empleados. El retorno de la inversión valdrá la pena cuando veamos cómo los empleados están seguros de sus habilidades y pueden utilizar el sistema de forma correcta. Si todos los trabajadores no pueden ser formados a la vez, lo ideal es seleccionar y preparar key-users que más adelante puedan formar al resto.