Dynamics AX 2012 (II). Licenciamiento.

Siguiendo con el análisis de los cambios más importantes a nivel técnico que nos esperan en AX 2012, a continuación mostraremos cómo pueden afectar a los diferentes miembros  que integran la comunidad AX el nuevo esquema de licenciamiento.

En AX 2012 hay 2 tipos de licencias bien diferenciados:

Licencia Servidor: Esta licencia incluye todas las funcionalidades de la aplicación y además una licencia AOS. No quiere decir esto que todos los usuarios podrán acceder a toda la aplicación (de hecho esto es lo que han quitado), sino que se otorga el derecho a tener instalada la aplicación completa. Otorga también el derecho a tener un servidor de aplicaciones (AOS), pudiendose adquirir licencias adicionales de ser necesario.

Licencias Clientes (CALs): Hay varios tipos y cada uno se define según 2 criterios. El primero será por tipo de “cliente” y será como norma general por Usuario y en casos muy particulares por Dispositivo (solo para dispositivos de gestión de almacenes y Call centers). Esto significa que será necesaria una licencia “Named User CAL” para cada usuario que acceda a la aplicación a excepción de usuarios externos a la organización (clientes/proveedores/candidatos en procesos de selección de personal, etc) que no requerirán licencia alguna.

El segundo criterio está relacionado con los diferentes “roles” que puede asumir un usuario dentro de la aplicación. Estos roles vienen pre-establecidos en la aplicación y están mapeados a uno de los 4 tipos de CAL: Enterprise, Functional, Task y Self Serve. Cada una otorga un nivel de acceso, siendo la más alta la Enterprise y más baja Self Serve. Así, la licencia requerida por un usuario viene dada por el rol más alto de un usuario.

-CLIENTES

Ya no será suficiente con el análisis para implantar las nuevas funcionalidades, o la actualización de la plataforma de sistemas (hardware, sistemas operativos, formación, entre otros). A la complejidad que siempre acompaña la migración de versión de un ERP, esta vez las empresas clientes deberán además realizar un estudio de las tareas que realizan sus usuarios para determinar qué licencias necesitan y de qué tipo.

Para el tipo de licencias Servidor será bastante simple, una para la instalación de todos los módulos. Tampoco parece que habrá problemas para las licencias AOS y en la mayoría de los casos una relación de conversión de “1 a 1″ será suficiente; incluso algunas empresas podrían requerir menos licencias AOS de AX 2012 que de sus versiones anteriores. Es de esperar que siendo esta versión completamente desarrollada para plataformas x64 sea mucho más escalable y que la densidad de usuarios por servicio AOS se incremente tan solo con aumentar recursos de hardware. ¿Al fin podremos ver los servicios AOS atendiendo más conexiones y peticiones con solo aumentar la vRAM y los vProcs de las VMs? Muchos esperamos que así sea!.

El caso de las CALs es otra historia, las empresas clientes deberán tener muy claro qué roles desempeña cada usuario y compararlo con el mapa de licencias requeridas para esos roles. Los resultados pueden ser impredecibles, incluso llegar al caso extremo que todos los usuarios requieran licencias CAL de tipo Enterprise (las más costosas) porque en algún momento hacen uso de algún punto de menú que requiere ese tipo de licencia; por lo que seguramente la implantación de AX 2012 fomentará una reasignación de tareas y roles en los usuarios para hacer un uso racional de licencias y minimizar la inversión requerida.

EMPRESAS CONSULTORAS

A mi entender, las empresas consultoras que comercializan AX han perdido una buena baza de negociación frente a la competencia. Ya no se podrá argumentar que “con AX, toda la aplicación está disponible para todos los usuarios, no hay necesidad de adquirir licencias distintas cuando un usuario cambia de departamento o de responsabilidad”. Seguramente habrá nuevos argumentos que mejoren la posición de AX frente a la competencia, pero se ha perdido uno de mucho peso.

En lo que si han ganado es en la posibilidad de aumentar los servicios de consultoría. Recordemos que las empresas clientes están casi obligadas a realizar un análisis de roles y tareas de usuario para optimizar el uso y tipo de licencias; por lo que ahora casi cualquier proyecto de implantación o migración deberá incluir estos servicios.

ADMINISTRADORES DE SISTEMAS 

En el apartado de licencias también hay más responsabilidades para los administradores de sistema. Alguien debe asegurarse que se están cumpliendo los términos de uso de licencias y que las licencias adquiridas por una empresa son las suficientes y adecuadas. Para ello dentro de AX 2012 se ha creado un Informe donde se podrá cuantificar el número de licencias CALs asignadas, a quién y de qué tipo.

Microsoft recomienda que este informe de uso sea revisado periódicamente y al menos una vez al año, de forma tal que las empresas puedan ajustar sus licencias a los términos reales de uso; adquiriendo nuevas licencias en caso de déficit o actualizando las licencias CAL de un tipo a otro.

También será responsabilidad de los administradores de sistemas realizar los trabajos de reasignación permanente o temporal de licencias en función de los cambios de personal que ocurran en la empresa, con el objetivo de mantener actualizado el consumo real.

DESARROLLADORES

Dado que todos los “Menu Items” están mapeados a un rol y a un tipo de licencia CAL, es de esperarse que los desarrollos a medida también deban estarlo aunque no sean parte de la funcionalidad estándar de AX, por lo que  seguramente los desarrolladores deberán “ubicar” sus desarrollos en un tipo de licencia CAL en concreto.

¿Se podrá decidir qué licencias CALs requerirán los desarrollos a medida?

¿Qué pasa con los desarrollos verticales de terceros? ¿Podrán “crear” nuevas CALs para ellos y comercializarlas por separado?

De momento no tengo las respuestas, pero seguro que más de uno se habrá formulado preguntas similares.

Como veis, nadie en la comunidad estará exento de los cambios introducidos por el nuevo licenciacimiento de AX 2012.

Si quieres revisar todas las entradas sobre este tema y otras relacionados con bases de datos, virtualización y sistemas en general, visita mi blog:

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