Gestión de Provisiones a Proveedores en Microsoft Dynamics AX 2009

A lo largo de este post se conseguirá realizar una serie de provisiones a proveedores a través de gestión para que en un corto plazo se pueda recuperar dicha provisión, descargar el importe deseado e imputar la pertinente factura real que ha sido recibida en un mismo asiento contable tantas veces como sean necesarias.

Existen varias formas de llevar a cabo este proceso ya que bien mediante Pedidos de Compra y parametrizando Registrar Inventario Físico  + Registrar Albarán, será posible poder contabilizar Provisiones; el inconveniente que tiene el optar por esta solución es que hay que utilizar las cantidades y los importes de forma inversa, es decir, en Importe se indicarán el número de unidades y en Cantidad será igual a 1 unidad. De esta manera se conseguirá con la funcionalidad Entregar Ahora el poder ir contabilizando Provisiones mediante el registro de Albaranes Parciales para que puedan matarse con la posterior factura.

Otra forma sería mediante Diarios Generales y Diarios de Facturas en donde se contabilizaría por un Diario General la Provisión y por otro mediante Funciones / Liquidar en el Diario de Facturas la descarga de dicha provisión. Una vez descargado habría que introducir una nueva línea en ese mismo Diario para imputar la Factura Real recibida por parte del proveedor. El sistema al intentar introducir en cuenta y cuenta de contrapartida un mismo proveedor con diferentes Perfiles de Contabilización en un mismo Diario muestra un error ya que de cara a la declaración de impuestos entraría en conflicto. Por tanto se podría hacer pero generando asientos distintos según se vayan saldando (esto tiene el inconveniente de no tener unido en contabilidad, la descarga de la provisión con la propia factura al tener asientos distintos).

Existe otra forma de poder llevar a cabo este proceso en un mismo asiento pero la solución que se plantea en este post no es otra que comentar el código en el que realiza dicha validación:

Hemos realizado muchas pruebas en otros procesos y no hemos encontrado incidencias relacionadas por el cambio, por tanto podemos decir que funciona correctamente la aplicación (todo comentario a esta modificación será bienvenido ).

Teniendo este cambio realizado y con un nuevo Perfil de Contabilización denominado PROVISION (4109001) que contabilice en una cuenta distinta a la del perfil GENERAL (4100001), el proceso quedaría de la siguiente forma:

1. – Creación de Diario de Provisión

Para que todo se coordine desde el módulo de Proveedores se crearía un Nombre de Diario de tipo Diario de Facturas.

En las líneas de este Diario se introduciría la siguiente información (muy importante que el Perfil de Contabilización sea PROVISION – este campo lo he sacado al Grid principal para que se entienda mejor):

El asiento contable que va a generar este Diario es el siguiente:

2. – Descarga de la Provisión e imputación de la factura REAL del proveedor

Se accederá a un Nombre de Diario específico del tipo “Diario de Facturas” para esta necesidad; es importante que genere un único Número de Asiento por Diario por tanto será así parametrizado.

En las líneas del Diario se introducirá el Proveedor a descargar la PROVISIÓN y al pulsar el botón Funciones / Liquidación se seleccionará la transacción abierta que referencia dicho apunte.

Al traer la línea será necesario cambiar el Perfil de Contabilización a PROVISIÓN y la cuenta de contrapartida del gasto, inclusive se podría modificar el importe sino coincidiese con la provisión origen o se quisiera llevar a cabo una descarga parcial de la provisión.

A partir de aquí se imputaría la factura Real en una nueva línea de la siguiente forma (en este caso al utilizar un Diario con Importe de Impuesto Incluidos y aplicar un 18% se especificaría (15.000 + 2.200).

El asiento contable que esto ha contabilizado sería el siguiente (tener en cuenta que en este ejemplo el impuesto está contabilizado teniendo en cuenta prorrata):

Por un lado se cancela al 100% la provisión y se imputa la nueva factura del proveedor; si accedemos a sus transacciones nos encontraríamos con esta información teniendo sólo como abierta la transacción referente a la factura REAL.

Si se hubiese hecho descarga parcial de las provisiones encontraríamos saldo en el asiento PROVI-000040, quedando dicho importe de la transacción todavía abierta.

Saludos.