Hasta ahora, Dynamics 365 Finance and Operations teníamos las siguientes formas para actualizar masivamente el valor de algún campo en los productos emitidos:
- Administración de datos
- Plugin de Excel
- Copiando de Excel una columna y pegándola sobre el formulario de la vista en grid de los productos
Ahora nos brinda una nueva opción, la Actualización masiva de hoja de cálculo. Esta opción se encuentra en el módulo de Venta minorista y comercio, en el grupo Productos y categorías:
En el formulario al que accedemos indicaremos que campos de que artículos queremos actualizar. El formulario consta de:
- Grid lateral a la izquierda donde iremos viendo cada uno de los procesamientos que vamos ejecutando.
- Panel principal donde vemos el estado del procesamiento y el conjunto de artículos y los campos que vamos a actualizar
- Botonera superior para crear, eliminar, validar y procesar.
Con esta funcionalidad podemos seleccionar varios campos, y varios productos para aplicarles a todos ellos el mismo valor que le indiquemos al primer registro. Este valor lo podemos introducir directamente poniendo su valor o utilizar una fórmula para los precios.
Vamos a ver cómo se aplicarían los valores con un par de ejemplos.
A) Actualización de entregas en exceso de un conjunto de productos
Lo primero que haremos es crear un nuevo registro pulsando en +Nuevo. Veremos que el campo Estado se ha actualizado a Abrir. También se abre un dialogo para indicar qué campos y de qué apartados del formulario de Productos emitidos son los que queremos actualizar. Empezamos escogiendo un campo del panel Administrar inventario:
Continuamos con un campo del panel Comprar (sin haber deseleccionado el anterior):
Y por último añadimos el del panel Vender:
Una vez hemos seleccionado los campos que queremos actualizar pulsamos en Aceptar y vemos cómo se han añadido 2 campos por cada uno que hemos seleccionado:
- Campo con el valor actual
- Campo con el valor que queremos registrar
El siguiente paso es añadir los productos, para lo cual le damos a Agregar productos lo que abre el panel de selección donde podremos filtrar por Categoría, Grupo de artículos, Compradores y cuenta de proveedor.
Mucho cuidado en este punto, ya que por defecto el máximo número de artículos que muestra el panel es 500 artículos. Cuando esto pase, se activará el botón Mostrar todos los productos, por si queremos añadir más de esos 500 limitados.
Sobre el panel seleccionaremos los productos que queremos añadir al formulario y Aceptamos.
Una vez tenemos los productos en nuestro formulario actualizamos los valores del primer registro y pulsamos en Pegar la primera fila.
El sistema nos indicará cual de los campos que hemos añadido queremos que se copie. Podemos seleccionar uno o varios y una vez le damos a Aceptar provoca que ese valor que hemos indicado en la primera fila se copie a todos los registros:
Este proceso no se puede lanzar por lotes, por lo que si el número de registros es elevado, y la cantidad de campos que se van a actualizar también lo es, pueda demorarse un poco en completar. Pero una vez ha terminado podemos ver que el valor se ha copiado en todos los registros.
Una vez actualizados los valores en este formulario debemos Validarlo, puesto que si intentamos registrarlo sin validar nos va a dar error.
El proceso de validación si se puede ejecutar por lotes, y una vez completado, vemos que ha cambiado el estado de Abrir a Validado.
Y por último registramos para que se actualicen los valores en la ficha del producto emitido. Este proceso también se puede ejecutar por lotes, y cuando termina cambia el estado a Registrado. También indica la fecha y hora de registro:
B) Actualización utilizando Formulas
Para ver cómo podemos usar las fórmulas voy a crear un ejemplo con el campo Precio de compra. Para ello creo un nuevo registro y selecciono el campo Precio del panel de Compra:
Agrego los productos y sobre el campo donde voy a indicar el nuevo precio pulso en el botón Aplicar fórmula de precio.
Se abre un panel donde podemos aplicar una actualización al precio. Los valores que puedo seleccionar son los siguientes:
- Columna de configuración. Podemos tomar como valor base uno de los siguientes:
- Precio de compra
- Cargos del precio de compra
- Precio de venta
- Cargos del precio de venta
- Precio de coste
- Operación. Tenemos las siguientes opciones:
- Suma
- Resta
- Multiplicación
- División
- Factor operacional: Indicaremos el factor por el que hay que realizar la operación seleccionada sobre el precio base elegido.
- Redondeo
- Grupo de redondeo: Indicamos el grupo de redonde psicológico que queremos que utilice el cálculo.
- Redondear el valor calculado: Para indicar si queremos que el sistema aplique el grupo de redondeo que hemos seleccionado.
- Aplicación
- Aplicar la fórmula solo a esta fila: Esto le da un valor a la primera fila, y si lo que queremos es que todas las filas tengan el mismo valor, entonces usaremos la opción Pegar la primera fila después de calcular.
- Aplicar la fórmula a todas las filas: De esta manera no pegaremos el valor de la primera fila, sino que el sistema calculará el valor de cada fila usando su valor actual y la formula definida.
En nuestro ejemplo voy a utilizar el propio precio de compra como precio base y le voy a sumar 0,50€ y además le voy a aplicar el redondeo de ,99. Además voy a aplicar la fórmula a todas las filas.
El sistema ha calculado los nuevos valores:
Ya solo queda validar y registrar para que el precio de compra se actualice en la ficha del artículo.
