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Implementar un ERP con éxito (Parte II): Establecer el equipo de proyecto

Una implementación exitosa depende del equipo seleccionado para diseñar y poner en funcionamiento el nuevo sistema ERP. A continuación, vamos a analizar las funciones y responsabilidades de los diferentes roles que deben existir en un equipo bien estructurado que hará que logremos el éxito en la implantación y que se cumpla con las expectativas y objetivos establecidos.

Project Sponsor o Patrocinadores ejecutivos. Se trata del nivel más alto en la cadena organizacional. Reciben actualizaciones periódicas del director del proyecto y del defensor del proyecto, y en ocasiones, de los miembros del equipo central. Deben ser informados de los riesgos identificados y de los planes de acción que los acompañan. Gestionan las decisiones corporativas, así como revisiones financieras o presupuestarias y asuntos de personal.

Project Champion o Defensor del proyecto. Su papel es de enfoque general. Participará en el proyecto de principio a fin y, al final del ciclo de vida del proyecto, será la persona más conocedora del mismo y sus procesos dentro de la empresa, junto con el director de proyecto. Algunos de sus deberes específicos son: ser el responsable de la transmisión del mensaje entre la dirección y el equipo de proyecto; la coordinación de los requisitos y especificaciones, encargándose de que todos los departamentos de la empresa están representados en el proceso; la aportación de experiencia y compresión de los planes de futuro. También, coordinará las pruebas del sistema con el director de proyectos.

Project Manager o Director de proyecto. Es un papel clave, ya que el éxito de la implementación depende de esta figura. Por ello, es importante que el cliente final designe a uno de sus mejores perfiles y se asegure de que tenga el suficiente tiempo disponible para cumplir con este papel. Algunas de sus responsabilidades son entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto, mantener el plan del proyecto, firmar los entregables, informar y escalar los problemas, comunicar el estado del proyecto y asegurarse que se identifican los riesgos y que se completan las posibles acciones correctivas.

Core Team o Equipo central. Tienen una responsabilidad táctica, ocupándose diariamente del proyecto. Cada miembro representa una disciplina primaria dentro de la empresa de la cual será responsable durante todo el proyecto. A menudo, uno de los principales objetivos es centralizar la información, para ello combinarán esfuerzos con cada uno de los equipos locales para formar el equipo del proyecto ERP en cada ubicación.

Team Site o Equipo local. Constituyen el resto de componentes del proyecto ERP en cada ubicación. Cada Equipo local podrá contar con un Defensor local que ayude a la coordinación de la programación y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos.

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