A medida que los equipos de proyecto afrontan el inicio de la implementación de un ERP, surgen una serie de preguntas y preocupaciones acerca de su preparación o la falta de ésta. Algunas de estas preocupaciones están relacionadas con el momento elegido para la implementación, el rendimiento del equipo de trabajo seleccionado, los posibles riesgos y el éxito de la inversión.
A continuación, vamos a repasar los pasos previos necesarios y que deben ser evaluados como preparación para la implementación de un proyecto de implantación ERP.
El apoyo ejecutivo es lo que determina si la implantación del ERP está condenada o no al fracaso. Un alto nivel en la participación y compromiso de la dirección es crucial. Para que un proyecto tenga éxito se deben asignar los recursos apropiados apoyándose, además, en un plan de proyecto integrado.
Habrá que desarrollar una estrategia integral en fases. A las mediciones típicas de gasto, tiempo, recursos y medidas de inversión (ROI), se le suma otra estrategia que incluye métricas críticas en cuanto a las interrupciones operacionales previstas, el impacto en la productividad y el nivel de aceptación del ERP en toda la empresa. Teniendo en mente estas métricas, la experiencia nos dice que un enfoque gradual para una implementación acelera la tasa de adopción, y consigue que existan menos interrupciones en las operaciones de la organización.
La creación de un plan de gestión de proyectos también es un factor muy influyente. La gestión de proyectos es integradora, debido a la naturaleza del ERP y, por lo tanto, cualquier fallo en un área determinada afectará a las demás. Para que esto no ocurra, identificaremos los requisitos, se establecerán objetivos claros y alcanzables equilibrando las demandas de calidad, alcance, tiempo y coste, y nos adaptaremos a las preocupaciones y expectativas de los diferentes actores.
Se debe establecer un equipo para diseñar e implementar en nuevo sistema ERP con diferentes figuras en todas las áreas pertinentes. Analizaremos este punto más detalladamente en la segunda parte de este artículo.
La creación de un documento de planificación del proyecto que construirá una base sólida para la implementación. Definirá las funciones y responsabilidades de los diferentes roles. Aparecerá aquí la misión del proyecto, los objetivos, la organización, las responsabilidades de la organización, el alcance, los problemas, las necesidades, las soluciones alternativas, el retorno de inversión, los beneficios y los costes. Además, es recomendable incluir el nombre y la descripción del proyecto, el objetivo, el director del proyecto y sus responsabilidades, los requisitos necesarios, un presupuesto inicial, el nombre de la persona encargada de decidir si el proyecto será o no exitoso y la firma del patrocinador del proyecto.
Una implantación de ERP es la oportunidad perfecta para profundizar en cómo la empresa realiza sus procesos de negocio con un análisis, organizando, coordinando y alineando los recursos. Se revisará y documentará el estado actual del negocio, se establecerá una línea base y se crearán mapas de los procesos. Por último, se identificará el estado futuro, que suele ser el paso más difícil en la transformación de procesos de negocio.
Durante la preparación se debe tener en cuenta el potencial de seguimiento y análisis de los datos de un ERP, puesto que puede proporcionar informes y visibilidad para el seguimiento de los problemas de calidad, la optimización de la cadena de suministro, la gestión de inventario, la programación de producción y otras muchas áreas.
Establecer la dirección del proyecto, que abarcará la cultura y políticas de la propia organización, las prácticas de supervisión, la gestión de riesgos y los métodos de comunicación que deben ser claros y dirigidos a fortalecer el trabajo en equipo.
