Introducción
En este artículo voy a explicar los detalles sobre el espacio de trabajo “Cierre del período financiero” que ya existe desde hace tiempo en el D365FO.
Este espacio de trabajo contiene un resumen de todas las tareas dentro del proceso de cierre del período financiero y se puede utilizar también para otros procesos que incluyen una secuencia de tareas.
He creado un ejemplo del punto de vista de la empleada Cassie Hicks. El ejemplo se basa en datos de un sistema demo puesto a disposición por Microsoft, por eso las fechas son del año 2017.
Estructura
Al igual que otros espacios de trabajo en Dynamics, el espacio de trabajo para cerrar el ejercicio financiero se divide en tres secciones.
La primera sección consiste en íconos de resumen que muestran de un vistazo cuántas tareas están aún abiertas. Puedes hacer clic en estos íconos para desglosar y visualizar estas tareas. Los íconos muestran las tareas atrasadas, pendientes y bloqueadas. Las tareas bloqueadas son tareas que vencen hoy pero que están “bloqueadas” debido a dependencias. Estos íconos de resumen ayudan a que los elementos de acción sean visibles inmediatamente para todo el grupo y para que se puedan desbloquear tareas importantes.
La siguiente sección es la de tareas y estados, que contiene listas filtradas de las tareas. Depende de la configuración si un usuario puede ver aquí todas las tareas y su estado por empresa, división y persona en la lista o sólo sus tareas. La empleada Cassie, por ejemplo, ve todas las tareas aquí porque así se definió en la configuración.
Por último, la tercera sección contiene vínculos a otras páginas que pueden resultarte útiles.
Cada usuario puede modificar el espacio de trabajo según su gusto y añadir íconos, listas o vínculos. Lo que hay que tener en cuenta es que se tiene que exportar toda la configuración personal cuando se va a efectuar un actualización del servicio.
Configuración
La configuración para el cierre del período financiero se hace seleccionando el vínculo mostrado abajo en el espacio de trabajo.
Para explicar la configuración voy de abajo para arriba para detallar cada parte.
1. Roles de cierre
Los roles de cierre no son los mismos que los roles de seguridad configurados en el sistema. Son definidos por el usuario y se basan en los roles que la empresa necesita para su proceso del cierre. Dentro de las tareas por rol se permite filtrar por estos roles de cierre.
2. Recursos
En la pestaña recursos, se puede asignar los roles que acabamos de crear a un empleado. No hay límite en el número de roles que alguien puede tener. Sin embargo, los roles sólo pueden asignarse a una persona por empresa. Por último, existe la posibilidad de elegir si el empleado puede ver todas las tareas y su estado o sólo las tareas asignadas al empleado. Para demostrarlo he asignado la empleada Cassie a mi usuario.
3. Áreas de tareas
Las áreas de tareas son definidas por el usuario. Depende de la organización determinar cómo deseas agrupar las áreas de tareas. Algunos ejemplos son cuentas de proveedores, cuentas de clientes y libro mayor o incluso gestión presupuestaria.
4. Calendarios
En la pestaña calendarios se crean calendarios que definen los días laborables del cierre del período. Se utilizan para las tareas de planificación. Una vez creado el calendario, lo puedes editar y volver atrás para realizar los ajustes necesarios para los días festivos. Por ejemplo, si el 6 de enero cae en viernes (como el ejemplo del año 2017 abajo), que normalmente indica como día laborable, puede ajustarse para que no sea día laborable.
5. Plantillas
Una plantilla para el cierre financiero es una recopilación de todas las tareas que deben completarse durante el cierre del período correspondiente. Si existen listas separadas para un cierre mensual o trimestral, puedes cargar o crear dos plantillas separadas para estas listas en el sistema. También puedes crear plantillas separadas para diferentes entidades legales si el proceso de cierre es diferente.
La fecha límite es el último día del período, las fechas de vencimiento se calculan en consecuencia.
Dentro de las plantillas se puede filtrar por área, como aquí por ejemplo “Fixed assets”. En la columna vínculo de tarea, se enlaza la página correspondiente en D365FO en la que debe completarse la tarea. Ejemplo: en la área “Reconcile to General ledger” – la tarea “Transacciones de activos fijos” se ha vinculado aquí.
También puedes definir la dependencia aquí. En la línea de nuestro ejemplo, la tarea de depreciación debe completarse primero antes de iniciar el informe.
6. Programaciones de cierre
Por último, se crea una programación de cierre. Las programaciones de cierre se utilizan para asignar una plantilla a un ejercicio financiero que se va a cerrar.
Una vez completado esto, el nuevo plan de cierre puede visualizarse en el área de trabajo.
Si después de crear una programación de cierre, te das cuenta de que faltan algunas tareas, deberás añadirlas directamente al espacio de trabajo.
Si añades estas tareas a la plantilla, no se actualizarán y no aparecerán en ningún plan de finalización existente que se haya creado. Si aún no has utilizado o actualizado las tareas de esta programación de cierre, también puedes eliminarla y añadir las nuevas tareas a la plantilla. A continuación, crees de nuevo la programación de cierre.
Tareas y estados
Ahora voy a explicar con más detalle la parte de las tareas y estados que se encuentra debajo de los íconos de resumen dentro del espacio de trabajo.
Se puede consultar el estado de las tareas para cerrar el período financiero de las siguientes maneras:
- Estado por empresa
- Estado por área
- Estado por persona
- Lista de tareas
1. Estado por empresa
Aquí se puede ver el porcentaje de tareas completadas por empresa. Por ejemplo: en la empresa GBSI quedan por terminar 26 tareas de un total de 39. Cuando nos encontramos en la vista que muestra todos los detalles, podemos ocultar los detalles haciendo clic en “ocultar detalles”.
2. Estado por área
Esta lista proporcionará los detalles de las actividades restantes frente a las planificadas por área. Estas áreas las hemos definido antes en la configuración. Por ejemplo: en “Accounts payable” quedan 25 tareas de 30.
3. Estado por persona
Aquí tenemos la posibilidad de ver todas las tareas por persona. En nuestro ejemplo para la empleada Cassie Hicks, ella aún no ha completado 19 tareas del total de 28 que tiene asignadas. El jefe de contabilidad puede así comprobar cómo va el proceso del cierre y si una persona tiene mucho retraso en sus tareas. Como hay dependencias en las tareas, esta lista es una herramienta muy útil para un jefe de contabilidad, ya que puede recordarles a los empleados de terminar tareas importantes para poder cerrar el período financiero a tiempo.
4. Lista de tareas
En esta lista podemos filtrar por todas las tareas, las tareas que vencen hoy o las que ya están vencidas. Además existe un filtro para todas las empresas o una empresa específica y un filtro por área o persona.
Vínculo “todas las tareas de cierre del período financiero”
Aquí puedes visualizar las tareas que ya se hayan completadas.
Para ejecutar una tarea, puedes hacer clic directamente en el enlace de la tarea (previamente lo habrás definido en la configuración).
Ejemplo: “Currency revaluation” (revalorización de divisa extranjera)
En este ejemplo, la tarea no puede ejecutarse porque otra tarea depende de ella.
La tarea “Generate collection letters” (procesar cartas de cobro) debe ser realizada en primer lugar por la empleada Connie Vrettos.
Caso práctico
Como he dicho al principio del artículo, el espacio de cierre del período financiero también se puede utilizar para agrupar tareas de otros procesos. Para poder mostrar un ejemplo que no sea el cierre del período financiero he cogido el proceso de configuración de presupuestos. Así en consecuencia vamos a ver ciertas configuraciones que son parte del proceso presupuestario. Como eso sólo es un ejemplo, el proceso se puede adaptar según las necesidades de cada empresa y sirve para el caso de demo.
Empezamos entonces con la parte de la configuración.
1. Roles de cierre: Como rol de cierre he añadido un rol para un Budgeting Manager (un manager para presupuestos).
2. Recursos: He agregado el rol de Budgeting Manager a la empleada Cassie Hicks para la empresa USMF.
3. Áreas de tareas: Aquí he añadido un área para Budgeting.
4. Calendarios: Como calendario vamos a utilizar el mismo que se utiliza para el cierre del período financiero.
5. Plantillas: En plantillas he creado una para el presupuesto que contiene varias tareas que se tienen que efectuar para crear un presupuesto. Como he mencionado al principio, sólo es un ejemplo y seguramente tienes que añadir más tareas.
También he creado dependencias como por ejemplo para la tarea “select budget exchange rate type”.
Antes de poder empezar con esta tarea, primero hay que configurar los tipos de cambio para presupuestos en el módulo de presupuestos.
Otro ejemplo es la tarea de configurar el control presupuestario.
Aquí puedes ver que existen más que una dependencia. Por un lado hay que definir el ciclo de presupuesto en el módulo presupuestos. La otra dependencia es la tarea de crear el calendario fiscal en el módulo de la contabilidad general.
6. Programaciones de cierre: Hay que crear una nueva programación para el proceso del presupuesto.
Después de haberlo creado puedes seleccionar la programación en la página principal del área de trabajo:
Aquí en la lista de tareas vemos todas las tareas que antes hemos creado, el área correspondiente y la persona responsable. Como pueden existir personas distintas para distintas áreas, aquí también vemos, que Cassie es responsable para presupuestos y Phyllis para contabilidad general.
En la parte de tareas y estados además podemos filtrar por el estado por persona, área o empresa.
Ahora vamos a seleccionar todas las tareas.
Dentro de la lista, en la parte de “tarea” podemos hacer clic y llegamos directamente al vínculo de tarea donde se ha enlazado la página correspondiente en D365FO en la que debemos completar la tarea.
En la columna estado podemos ver si existe una dependencia. En la primera línea de crear nombres de diarios para presupuestos no existe dependencia.
Integración con Teams
Dentro de la aplicación de Microsoft Teams puedes añadir un canal con una conexión directamente al D365FO. Dentro de la parte de configuración se inserta la dirección del entorno de D365FO que quieres utilizar.
Tienes la posibilidad de trabajar directamente dentro de Teams por ejemplo pinchando en el vínculo de todas las tareas:
Se abre la pestaña de todas las tareas y puedes hacer todo lo que haces también mientras utilizas cualquier browser.
Una ventaja de trabajar dentro de Teams es, que si por ejemplo ves que una tarea está bloqueada por una dependencia puedes ver la persona que tiene que ejecutar esta tarea y escribir un mensaje en Teams para recordárselo.
Conclusión
A mí personalmente me gusta mucho este espacio de trabajo ya que tiene mucha flexibilidad para el uso. Muchas empresas organizan los procesos del cierre del período financiero todavía con un Excel o de otra manera, pero con este espacio de trabajo se pueden organizar todas las tareas dentro del sistema. Lo que también me gusta es la posibilidad de crear dependencias porque así siempre sabes, qué tarea se tiene que terminar primero antes de poder empezar con otra tarea.
