Introducción
En espacio de trabajo “Administración de características” en la versión 10.0.32 se introdujo la característica etiquetas financieras.
Con la ayuda de la introducción de etiquetas financieras, las empresas pueden definir valores en adición a dimensiones financieras con las cuales pueden filtrar en las transacciones de asiento o en PowerBI. A lo mejor se pueden eliminar algunas dimensiones financieras y reemplazarles con etiquetas financieras.
Cuando una empresa está utilizando muchas dimensiones financieras (Microsoft avisa no utilizar más de 10), las estructuras contables se vuelven muy complejas. El tamaño del plan contable de la empresa está aumentando y algunos informes influyen la potencia del sistema de una manera negativa como por ejemplo los informes financieros o el saldo de comprobación.
En mi ejemplo estamos mirando etiquetas financieras de una empresa que organiza eventos y quiere filtrar las siguientes informaciones:
- Número de entrada
- Trabajador
- Campaña de marketing
En las liquidaciones de contabilidad manual se están utilizando varios datos que vienen de las cuentas contables por conseguir conciliación de las transacciones. Las etiquetas financieras pueden servir de ayuda para facilitar este proceso ya que pueden estar filtrados en el proceso de conciliación en las columnas disponibles de la liquidación de contabilidad. Las etiquetas financieras pueden estar mostradas también en las transacciones que ya se hayan liquidadas.
Para el proceso de liquidaciones de contabilidad automático las etiquetas financieras pueden servir para reducir las transacciones que tienen que ser conciliadas manualmente.
Diarios compatibles
Libro mayor:
- Diario general
- Diario general global
- Diario periódico
- Diario de ajuste de divisa
Libros auxiliados:
- Diario de pago a proveedores
- Diario de pago de clientes
- Diario de activos fijos
- Diario de facturas
- Diario de registros
En la versión 10.0.36 las etiquetas financieras están además incluidas en el ciclo de vida de los pedidos de venta.
De momento Microsoft está trabajando en poder utilizar las etiquetas financieras también en los pedidos de compra y su ciclo de vida y en las contabilizaciones de proyectos. Todavía no se sabe si se van a incluir en informes financieros o la nueva herramienta Business Performance Analytics.
Parámetros
Primero hay que activar las características relacionadas a las etiquetas financieras
En los parámetros de la contabilidad general se tiene que definir el delimitador de las etiquetas financieras en la nueva pestaña “Etiquetas financieras”. Hay que tener cuidado a la hora de definir el delimitador ya que no se puede cambiar después.
Las etiquetas financieras y sus valores se definen en el siguiente paso:
Aquí existen 3 tipos de etiquetas financieras que voy a explicar ahora:
1. Tipo de valor “texto”: En las casillas que tienen este tipo de valor se pueden introducir textos libres que no son comprobados contra una tabla. En mi ejemplo sirve para guardar la información del número de entrada/ticket para una conferencia o algo parecido. Una manera de facilitar la entrada en esta casilla es utilizar el importe de Excel o para diarios que contienen mucho volumen la administración de datos.
2. Tipo de valor “lista”: Aquí los valores están relacionados a otras tablas como por ejemplo los trabajadores. Cuando un nuevo empleado está empezando a trabajar en la empresa, el departamento de Recursos Humanos guarda el nombre y otros datos en la tabla trabajadores. Después automáticamente se puede seleccionar este trabajador como etiqueta financiera en el diario.
3. Tipo de valor “lista personalizada”: En este ejemplo las distintas campañas de marketing se guardan en la lista personalizada y pueden ser elegidos después como etiquetas financieras.
El último paso antes de poder utilizar las etiquetas financieras es la activación.
Simplemente hay que seleccionar las etiquetas financieras inactivas y moverlas en la parte de las etiquetas activas y darle al botón “aceptar”.
Casos prácticos
1. Diarios generales
Cuando una empresa utiliza las etiquetas financieras hay distintas maneras de poder guardar la información en relación a las distintas etiquetas. En la cabecera del diario existe la posibilidad de guardar información que se va a utilizar para todas o la mayoría de las líneas, así no hay que volver a poner los mismos datos una y otra vez.
Dentro del asiento del diario la información de las etiquetas financieras de la cabecera está copiada para cada línea nueva. Si hay que cambiar ciertas etiquetas financieras para una línea, la mejor manera es cambiar las casillas directamente a la hora de poner la cuenta y antes de seleccionar la cuenta de contrapartida, ya que así la información de las etiquetas financieras está copiada.
2. Cambiar etiquetas financieras en un diario contabilizado
Existe la posibilidad de cambiar las etiquetas financieras cuando se haya contabilizado el diario. Para cambiar la información, simplemente hay que seleccionar el asiento, marcar las líneas y seleccionar “editar datos de asientos internos”.
Cuando se cambia una de las etiquetas financieras, siempre hay que poner un motivo para que luego quizás los auditores pueden comprender mejor el cambio.
También se puede cambiar la información para varias transacciones de asiento de una misma fecha por ejemplo. Los asientos pueden ser editados y se puede hacer una actualización en masa para facilitar el cambio.
3. Liquidaciones de contabilidad
Las etiquetas financieras han sido añadidas como columnas en las liquidaciones de contabilidad. Eso facilita encontrar elementos y la liquidación es más rápida.
4. Pedidos de venta
Desde la versión 10.0.36 se pueden introducir las etiquetas financieras como información en los pedidos de venta. Por un lado es posible guardarlos en la cabecera o si la información es distinta para varias líneas, se puede guardar directamente en las líneas.
Desactivación
Tan sencilla como la activación de las etiquetas financieras es la desactivación. Se tiene que marcar la etiqueta que tiene que ser inactiva y moverla desde las etiquetas financieras activas a las etiquetas inactivas.
Después de ser desactivada, todavía se puede mostrar la etiqueta financiera en la transacción del asiento. Así que siempre se pueden comprender todos los cambios.
Diferencias entre etiquetas financieras y dimensiones financieras
- Las dimensiones financieras están asignadas a estructuras contables y a la hora de contabilizar un asiento la combinación de las dimensiones está comprobada. Cuando falta poner una dimensión para una cuenta contable, el sistema da un error y no se puede contabilizar el asiento sin poner la dimensión.
Las etiquetas financieras son válidas para todas las cuentas y no existe una comprobación. Eso solo es el caso en el que etiquetas financieras están relacionadas a otras tablas como por ejemplo trabajadores. No se puede seleccionar un trabajador como etiqueta financiera que no existe en la tabla correspondiente de los trabajadores.
- Etiquetas financieras están seleccionadas dentro de un diario o pedido de venta mientras las dimensiones financieras también pueden existir en los datos base de un cliente o proveedor.
- Las dimensiones financieras están incluidas en varios informes y el saldo de comprobación.
Las etiquetas financieras de momento solo se pueden ver en las transacciones de asientos y en PowerBI.
- El número máximo de etiquetas financieras son 20.
Las dimensiones financieras no tienen límite, pero cuanto más existan, pueden influir la función del sistema y ciertos informes pueden tardar más tiempo.
- La activación de dimensiones financieras solo es posible en estado de mantenimiento y se puede hacer solo cuando no trabajen otras personas en el sistema.
Como hemos visto en este artículo, la activación o desactivación de etiquetas financieras es muy fácil y además etiquetas financieras que no son activas, se pueden mostrar todavía en el asiento contable. Esa posibilidad no existe para dimensiones financieras inactivas.
- Como último punto etiquetas financieras pueden ser cambiadas en asientos ya contabilizados mientras esto no es posible para dimensiones financieras. Cuando hay que cambiar dimensiones financieras, hay que anular el asiento contable y contabilizarlo de nuevo.
A mí personalmente me gusta mucho esta función nueva, creo que puede ser muy útil y va a ganar importancia en cuanto esté disponible para todos los diarios y quizás también en algunos informes. De todas maneras es importante explicar bien las diferencias a los clientes y las etiquetas financieras no van a poder reemplazar todas las dimensiones financieras ya que para las empresas es muy importante que las dimensiones están relacionadas a estructuras contables.
