Cada vez que como funcionales, toca realizar una tarea de importación de datos a partir de la importación por defecto de Excel, tenemos una única certeza: Algo saldrá mal en algún punto de la importación.
Pero podemos evitar muchos de estos errores con unos trucos que muchas veces, por no prestar atención a todas las opciones que nos ofrece CRM, pasamos por alto y nos ahorrarían mucho esfuerzo y lágrimas en las importaciones de datos, además de darnos mayor independencia a la hora de trabajar como funcionales.
Como uno de los problemas más recurrentes que podemos encontrar a la hora de hacer importaciones en Excel, está el de encontrarnos dentro de un campo de tipo búsqueda, un nombre que se encuentra duplicado en la base de datos, por lo que nos saltará el clásico error de: “Se encontró una referencia de búsqueda duplicada”
En este caso de ejemplo, podemos ver como al importar un contacto, hemos referenciado una cuenta que se encuentra duplicada en la base de datos.
Para que podamos importar correctamente los datos, necesitamos encontrar otro campo que actúe como clave única dentro de la tabla a la que queramos referenciar. En el ejemplo propuesto, sería encontrar un campo alternativo de clave única en vez de coger como referencia del registro de la cuenta su nombre.
Es muy habitual encontrarse en los diferentes registros, un número identificativo de dicho registro que podemos utilizar como nuevo campo de clave única.
Lo que tendremos que hacer será modificar en nuestro Excel de importación el dato de la columna que contiene el nombre duplicado por el dato del nuevo campo único seleccionado. En nuestro caso cambiaremos el nombre de la cuenta por el campo de número de cuenta.
Una vez cambiado el documento Excel, a la hora de importarlo, seleccionaremos la opción de “Revisar asignación”:
Y haremos click en el icono de búsqueda que aparecerá en el campo que nos ocasiona el problema:
Y cambiaremos la asignación de la columna por la nuestra elegida:
Teniendo como resultado una carga correcta de los registros.
En el caso de no tener un campo único para mapear, siempre podremos crear un campo oculto en el que insertar el GUID de los registros y utilizarlo como campo único, aunque quedaría analizar si fuese necesario o existiesen otras vías de trabajo.
