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271 alumnos
Curso Contabilidad General AX 2012 R3
Nivel 100

Bienvenidos al curso funcional en el módulo de Contabilidad General en Microsoft Dynamics AX 2012 R3.

Este curso está dirigido al personal que tiene que trabajar en el departamento financiero y es muy probable que tenga que combinarlo con el curso dedicado a la gestión de clientes o proveedores para que pueda entender correctamente todos los procesos diarios.

Comenzaremos con una explicación para entender correctamente cómo funciona el ERP de cara a la contabilidad respecto a la gestión, de tal manera que el usuario tenga las bases para entender cómo funciona el sistema. El módulo de clientesproveedoresbancos o activos fijos coordinan datos de gestión y se apoyarán directamente en la contabilidad para llevar a cabo su registro contable. Es muy común en clientes en los que hemos implantado el producto que venían de sistemas más antiguos, la confusión inicial a la hora de parametrizar el sistema; aunque en tu plan contable tradicionalmente se haya desglosado el balance con una cuenta por clienteproveedor o activo fijo, veremos que AX nos permitirá tener todo el nivel de detalle en el propio módulo de gestión sin necesidad de tener un extenso plan de cuentas. También en esta cápsula se verá una breve explicación sobre cómo AX maneja las transacciones abiertas o cerradas en la aplicación para entender las bases transaccionales financieras.

A partir de este punto comenzaremos a trabajar con secciones específicas dentro del módulo contable de tal forma que a su finalización seamos capaces de tener las bases de contabilidad para seguir avanzando con otros módulos.

En la sección de divisasperiodos contables y motivos financieros, veremos cómo AX permite la configuración multidivisa, con sus respectivos tipos de cambios; definiremos los calendarios y periodos fiscales entendiendo las capacidades que AX maneja para poder llevar a cabo los pertinentes bloqueos para los cierres de mes y entenderemos la capacidad de definir motivos financieros para realizar ciertas accciones que tiene impacto contable dentro de la aplicación en varios módulos.

El siguiente punto explicará todo lo relacionado a la configuración del plan de cuentas y la estructura contable, permitiendo al usuario que pueda entender la funcionalidad de combinar ambos criterios para que la imputación contable siga un rigor en tanto en cuanto a contabilidad y analítica

La analítica será definida en AX 2012 R3 a través de las dimensiones financieras, esto nos permitirá tener un nivel de detalle mayor a la hora de realizar contabilizaciones y aunque no sea una configuración obligatoria desde ERD siempre la consideramos muy recomendable. A través de este punto se entenderá todas las capacidades que trae el ERP en relación a dichas dimensiones financieras y también se verá la importancia de definir correctamente las categorías de cuentas para la explotación de información en cubos o indicadores de negocio.

En aquellos casos en los que las compañías tienen gestión de gastos o ingresos centralizados, es muy útil entender la funcionalidad de las asignaciones contables que veremos en el siguiente punto, de tal manera que en el propio momento de la contabilización el sistema pueda redistribuir saldos en diferentes cuentas o combinación de dimensiones financieras.

El punto dedicado a los nombres de diarios y su utilización es desde nuestro punto de vista, uno de los más importantes para entender el funcionamiento del módulo contable, ya que será la principal herramienta para imputar contabilidad pero estará muy presente a lo largo del resto de módulos. Se revisará cómo AX contabiliza el asiento y veremos cómo revertirlo en casos de corrección o error.

La parte final del curso se centrará en la gestión de impuestos, entendiendo la configuración de los principales conceptos que impactan en el módulo para que el usuario pueda ser capaz de entender su funcionamiento y sea autosuficiente para la presentación de modelos fiscales. Simularemos un par de procesos fiscales españoles como son la extracción del modelo 347, 349 y 303, y finalizaremos con una nueva simulación para llevar a cabo un cierre contable.

Por último, AX 2012 R3 en la localización española permite extraer informes financieros oficiales. Aunque en esta versión existen nuevas herramientas como el Management Reporter que han optimizado este proceso, se ha considerado interesante revisarlo para que el usuario sea capaz de seguir haciendo uso de dicha funcionalidad complementándolo con un punto independiente que explica las consultas e informes estándar que trae dicho módulo.

Como será habitual, recordaros que los cursos serán dinámicos e irán creciendo en base a las demandas que identifiquemos por tanto es probable que se vaya incluyendo nuevas secciones a cada módulo, por ejemplo una de ellas recientemente añadida es la generación del Intrastat en AX 2012 R3.

Instructor
Antonio Gilabert
29 Recursos
Cápsulas del curso
  • Duración 13:57
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    AX 2012 R3 de la misma manera que en otras versiones, se complementa apoyandose en los diferentes módulos de gestión (tales como clientesproveedoresactivos fijosbancosproyectos...) con la propia contabilidad que tenga asociada.

    A lo largo de este punto veremos como el sistema se comporta a la hora de generar transacciones y a grandes rasgos como permite gestionar la configuración de la contabilidad que esta lleva asociada. En muchas ocasiones hemos podido identificar que el propio departamento financiero no tenía claro el comportamiento global de gestión en el sistema y desde nuestro punto de vista lo consideramos como punto básico para poder entender el funcionamiento del ERP.

    Comenzaremos a ver brevemente la configuración del plan contable junto con los perfiles de contabilización en el caso de clientes o proveedores, o el grupo de artículos en el caso que haya inventario. De esta manera entenderemos como el sistema genera 2 tipos de transacciones en el módulo del cliente o proveedor, siendo estas Transacciones Abiertas (facturas pendientes o apuntes no saldados) y Transacciones Cerradas (liquidaciones o apuntes saldados).

  • Duración 22:39
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    A lo largo de este cápsula entenderemos la importancia relacionada con la configuración de la divisa como paso obligatorio dentro de AX 2012 R3 para realizar contabilizaciones. AX es un ERP multiempresa y multidivisa, por tanto será posible tener varias empresas parametrizadas en distintas divisas o incluso configurar tipos de cambio para que en cada una de ellas puedan tener transacciones en diferentes divisas.

    Identificaremos como definir tipos de cambios para diferentes fines y aprenderemos a poder modificar la divisa para poder ver la información en el formulario con la que se requiera en ese momento. 

    Al menos un periodo fiscal es obligatorio en AX 2012 R3 para poder iniciar a contabilizar, y a lo largo de esta sección veremos la posibilidad de configurar más de un calendario fiscal y entenderemos los posibles estados por los que puede pasar cada uno de los periodos que configuremos. Veremos también las opciones de bloqueo que se pueden llevar a cabo dentro de un periodo para diferentes acciones y módulos.

    Por último se revisará la importancia de la definición de los motivos financieros para poder justificar determinada acciones realizadas en el ERP (como puede ser por ejemplo revertir un asiento) y se explicará cómo llevar a cabo la configuración de los intervalos de fechas para un correcto uso en los informes de AX.

  • Duración 31:20
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    Los planes de cuentas serán la piedra angular para la contabilización y dado que puede ser algo muy común entre varias compañías del grupo en AX 2012 R3, esta información será compartida para que todas las empresas puedan hacer uso del mismo plan contable si así se desea.

    Se aprenderá a definir un plan contable según un formato predefinido, como crear nuevas cuentas principales y el formato a seleccionar en las tipologías de cuentas. Entendida la creación y mantenimiento del plan contable se explicará la funcionalidad y objetivo de la estructura contable para que AX permita controlar de forma sencilla el uso de las dimensiones financieras que pueden o tienen que ser rellenadas según la cuenta que afecte (es muy normal controlar la analítica en cuentas de explotación, pero por ejemplo en las cuentas de balance no tiene porqué ser tan estricta este tipo de dato).

    Una vez definido el plan contable y la estructura a utilizar, el sistema estará en disposición de poder recibir contabilizaciones siempre y cuando parametricemos un nuevo formulario denominado Contabilidad que se comentará al final de esta cápsula; sin plan o estructura contable, AX 2012 R3 no podría estar en disposición de recibir contabilizaciones de ámbito contable.

  • Duración 21:58
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    Las dimensiones financieras aunque no sean estrictamente necesario configurarlas en AX 2012 R3 para poder hacer uso del módulo contable, desde nuestra experiencia siempre aporta un gran valor cuando empieza a crecer el volumen de datos. Veremos cómo estas entidades son compartidas a diferentes niveles y no hay límite de creación como sucedía en versiones anteriores a la 2012

    Además identificaremos como crear dimensiones asociadas directamente a entidades del sistema (proyectoclienteproveedor...) o creadas manualmente en base al criterio requerido por el departamento de control de gestión. También se complementará con la definición de Relaciones jerárquicas que pueden establecerse entre las propias dimensiones financieras.

    Para finalizar comentaremos que cada cuenta del plan contable puede ser tipificado con las categorías, totalmente distinto a las dimensiones financieras ya que uno va vinculado al dato maestro y otro está referenciado a la transacción.

    La definición de una estrategia con las dimensiones financieras en combinación con la estructura contable será de vital importancia para el departamento financiero, sin entretenernos más vamos a verlo directamente con la aplicación.

  • Duración 12:35
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    Las asignaciones contables permitirán redistribuir de forma automática los saldos entre diferentes cuentas contables o dimensiones financieras en el mismo momento en el que se hace el registro contable.

    Será comúnmente utilizado en las empresas que tiene procesos de gastos centralizados y a lo largo del punto podremos hacer un ejemplo muy sencillo con una contabilización a una cuenta de gasto que nos va a distribuir su saldo en diferentes centros de coste que hayamos configurado de forma previa. 

    También desde esta sección veremos cómo configurar las cuentas contables que son necesarias para la imputación automática de transacciones que definamos en el sistema (por ejemplo cuentas de redondeo o descuentos).

  • Duración 28:05
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    Entender el uso de esta cápsula será de vital importancia para poder conocer una de las herramientas principales que tiene el sistema para poder contabilizar transacciones en diferentes módulos.

    Aunque focalizaremos esfuerzo en los diarios generales (sobre todo en imputaciones directas contables que es para lo que se utilizan), la explicación de su funcionamiento puede servir para entender la misma lógica en otro tipo de diarios que afectan en otros módulos. Aprenderemos a entender cómo se configuran dichos nombres de diarios explicando los campos de los que se componen para personalizar el comportamiento en aspectos de aprobaciónseguridadasientoscontrapartidasregistros o datos predeterminados como impuestosdivisas o dimensiones financieras que se pueden asociar al propio nombre de diario.

    También veremos la configuración de los diarios periódicos para poder crear plantillas predefinidas de asientos y puedan ser utilizadas en el futuro (por ejemplo muy útil para el caso de la imputación de los asientos de nóminas o alquileres) y los textos de transacción predefinidos que pueden ser utilizados en los diarios para agilizar la creación o edición del detalle escrito de cada una de las líneas.

  • Duración 26:01
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    El objetivo de ERD es que los estudiantesclientes o consultores puedan entender fácilmente los diferentes procesos que son fundamentales en el manejo del ERP. Como hemos comentado con anterioridad, dominar el uso de los diarios generales es de vital importancia y por tanto hemos considerado interesante crear una cápsula exclusivamente centrada en esta funcionalidad.

    Aprenderemos a crear Diarios Generales, detallando la información necesaria a nivel de línea y entendiendo el uso de los diferentes botones y pestañas. En este aspecto es importante que el usuario comprenda como funciona el cálculo del saldo en los asientos ya que dependiendo de la imputación en una línea o en varias tendrá impacto directo en el nivel de detalle que se quiera dar al asiento contable que se desee registrar.

    Para finalizar revisaremos la capacidad que tiene este tipo de diarios para que puedan ejercer un control de su registro basado en un flujo de aprobación o simplemente a través de bloqueo de registro por un grupo de usuarios específico y se guardará una plantilla de asientos para que pueda ser recuperada en uno de los diarios generales.

  • Duración 14:05
    Archivos:

    Como se ha comentado en otros puntos, la reversión o cancelación de asientos contables requerirá un procedimiento específico puesto que toda transacción contabilizada en AX 2012 R3 no podrá ser eliminada de forma directa.

    A lo largo de esta cápsula aprenderemos a revertir asientos que se han contabilizado desde los diarios generales y no tienen ningún impacto en gestión, ya que en caso que se utiliza alguno de los módulos de clientesproveedoresbancos o activos el comportamiento es distinto.

  • Duración 25:33
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    La gestión de impuestos será otra cápsula de vital importancia para la configuración y puesta en marcha del ERP Microsoft Dynamics AX 2012 R3. A lo largo de esta sección focalizaremos esfuerzo en las diferentes entidades que afectan a la configuración de dicha funcionalidad:

    Grupos de Impuestos

    Grupos de Impuestos de Artículos

    Códigos de Impuestos

    Grupos de Registros

    Autoridades fiscales

    Periodos de liquidación

    Básicamente entendiendo este gráfico tendremos gran parte de la cápsula comprendida, puesto que AX trabaja los impuestos basándose en 2 conceptos: el Grupo de Impuesto (que puede ir asociado a nivel de cuenta contablecliente o proveedor) y Grupo de Impuesto de Artículo (que evidentemente se configura a nivel de producto). Como veremos cada uno se compone de códigos de impuestos y la combinación de ambos nos dará el código o códigos de impuesto a aplicar en la transacción.

  • Duración 18:06
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    Dado que la liquidación de impuestos es un proceso muy común en el día a día de la pyme puesto que al menos en España se lanzará trimestralmente o en gran empresa que se llevará a cabo mensualmente, se va a desarrollar un punto independiente dedicado a llevar a cabo una simulación de liquidación de impuestos en AX 2012 R3. El sistema cruzará todas las contabilizaciones, tanto soportadas como repercutidas, que tengan el mismo periodo de liquidación seleccionado, para obtener como resultado la contabilización contra la cuenta de Hacienda Pública acreedora o deudora.

    Crearemos los libros de impuestos pertinentes en los periodos fiscales que consideremos y simularemos su liquidación.

  • Duración 15:35
    Archivos:

    Debido a que en la localización española existe funcionalidad específica para la extracción del modelo 347 y 349, a través de esta cápsula veremos un ejemplo gráfico sobre cómo extraer dicha información de AX 2012 R3.

    Es importante tener en cuenta conceptos necesarios en parametrización relacionados con las divisas, los países de las direcciones de clientes o proveedores y los CIF o NIFs dados de alta ya que en base a ello el sistema podrá proporcionar una declaración correcta tanto en el modelo 347 como 349.

  • Duración 13:03
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    El cierre fiscal en Microsoft Dynamics AX 2012 R3 es el proceso en el que se saldan las cuentas en el cierre, para obtener la cuenta de pérdidas y ganancias, y donde se obtendrá el asiento de apertura con las cuentas de activo y pasivo. 

    Para lanzar el cierre fiscal deben estar creados los periodos del año fiscal. Esta será la primera tarea dentro del proceso de cierre. La segunda es la creación de la hoja de cierre fiscal que servirá para trasladar los importes de las cuentas contables a este formulario y así analizar el impacto de las cuentas sobre el resultado del ejercicio. Al trasladar la información el sistema separa los importes de las cuentas según sean de capitalbalance o resultado, para obtener sumas en cada uno de estos grupos. Cuando ya se ha analizado la información la hoja de cierre fiscal tiene una funcionalidad para lanzar transferencias desde una cuenta a otra cuenta.

    La hoja de cierre fiscal no es un paso obligatorio para realizar el cierre del año fiscal, perfectamente se puede lanzar el cierre sin tener ningún dato en la hoja de cierre fiscal.

  • Duración 18:10
    Archivos:

    A pesar de la disponibilidad de herramientas como Management Reporter, consideramos muy interesante que el usuario sea autosuficiente para poder hacer uso de la funcionalidad de los informes financieros en AX 2012 R3. Esta herramienta ha sido por excelencia la manera tradicional de extraer de AX los informes oficiales a presentar en la localización española (Balance, Sumas y Saldos, P y G).

    Aprenderemos a configurar nuevos informes financieros y a definir columnas y filas según la necesidad del usuario; de esta manera se podrá diseñar un informe ad-hoc a las necesidades financieras que se puedan tener en ese momento incluso filtrando con las dimensiones financieras que se requieran.

  • Duración 12:41

    El libro diario es el instrumento material de la contabilidad a través del que se accede a su sistema de tratamiento informativo: los registros de las operaciones, presentados en forma de asientos, por orden cronológico, operación a operación o, excepcional y condicionadamente, agrupando todas las que tienen lugar durante un período de tiempo. Se registran, por tanto, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. 

    A lo largo de esta cápsula revisaremos que informes o consultas que son de mayor utilidad dentro del módulo de Contabilidad General en AX 2012 R3, incluyendo también el Libro Diario versión española.

    El balance será otro de los principales informes que revisaremos tanto por el Saldo de Comprobación como el Balance de comprobación dividido.

  • Duración 12:51
    Archivos:

    Para la opción de declarar el intrastat mediante la cumplimentación en línea de declaraciones con importación de fichero, se deben rellenar 13 campos en Microsoft Dynamics AX 2012 R3:

    01 - E M Procedencia/Destino 
    02 - Provincia de Origen/Destino 
    03 - Cond. Entrega  
    04 - Nat. Transacción 
    05 - Modalidad de Transporte 
    06 - Puerto/Aeropuerto  Carg/Descarg  
    07 - Código Mercancía 
    08 - País Origen 
    09 - Régimen Estadístico 
    10 - Masa Neta 
    11 - Unidades Suplementarias  
    12 - Importe Factura 
    13 - Valor Estadístico 

    De los 13 campos 5 son obligatorios si se supera el umbral estadístico, estos campo son: 

    - Valor estadístico de las mercancías 
    - Condiciones de entrega 
    - Modalidad de transporte 
    - Régimen estadístico 
    - Puerto/Aeropuerto de carga/descarga

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